Jak sprawdzić firmę przed podpisaniem umowy — KRS, CEIDG i Biała Lista VAT
Zanim zapłacisz zaliczkę lub podpiszesz umowę, sprawdź, czy firma w ogóle istnieje, kto nią kieruje i czy nie jest w upadłości. Pokazujemy, gdzie szukać danych i na co zwracać uwagę.
Redakcja Opinie Firmy 3 min czytania
Kilka minut w publicznych rejestrach może oszczędzić tysiące złotych. Sprawdzenie kontrahenta jest bezpłatne, nie wymaga zakładania konta i daje odpowiedź na podstawowe pytania: czy firma istnieje, kto za nią stoi, od kiedy działa i czy nie ma problemów finansowych. Wyjaśniamy, z których rejestrów korzystać.
Krok 1: Ustal formę prawną i numer firmy
Poproś o NIP i — w przypadku spółki — numer KRS. Uczciwa firma poda je bez wahania; zwykle znajdziesz je też w stopce strony internetowej, na fakturze lub w ofercie. Forma prawna mówi, gdzie szukać dalej:
- jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna — wspólnicy są w CEIDG,
- spółki handlowe (z o.o., akcyjna, jawna, komandytowa), fundacje, stowarzyszenia — w KRS.
Krok 2: CEIDG — jednoosobowe działalności
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (wyszukiwarka na biznes.gov.pl) pokaże:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę firmy,
- adres wykonywania działalności i do doręczeń,
- datę rozpoczęcia działalności,
- status: aktywna, zawieszona, wykreślona,
- przeważający rodzaj działalności (kod PKD).
Zwróć uwagę na status i datę rozpoczęcia działalności. Firma remontowa założona trzy tygodnie temu nie musi być nieuczciwa, ale nie ma historii, na której mógłbyś się oprzeć.
Krok 3: KRS — spółki
W wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego (Ministerstwo Sprawiedliwości) sprawdzisz:
- pełną nazwę, adres i datę rejestracji,
- zarząd i sposób reprezentacji — kto może podpisać umowę w imieniu spółki,
- wysokość kapitału zakładowego,
- czy spółka jest w likwidacji albo w upadłości.
Przy większych umowach przejrzyj też sprawozdania finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Strata kilka lat z rzędu, ujemne kapitały własne albo brak złożonych sprawozdań to sygnały, że warto zachować ostrożność — np. ograniczyć zaliczkę.
Krok 4: Biała Lista podatników VAT
Wykaz podatników VAT (podatnik.mf.gov.pl) pokazuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, oraz numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego. Zanim przelejesz zaliczkę, porównaj numer konta z umowy lub faktury z wykazem. Jeśli się nie zgadza, wyjaśnij to przed płatnością — to częsty element oszustw na „podmienione konto”.
Krok 5: Krajowy Rejestr Zadłużonych
W Krajowym Rejestrze Zadłużonych sprawdzisz, czy wobec firmy lub przedsiębiorcy nie toczy się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne. To ważne zwłaszcza przy usługach płatnych z góry albo umowach długoterminowych.
Krok 6: Opinie klientów
Rejestry powiedzą, że firma istnieje — opinie powiedzą, jak pracuje. Szukaj recenzji w kilku niezależnych miejscach i czytaj je uważnie: liczy się nie tylko średnia ocena, ale też to, czego dotyczą skargi i jak odpowiada firma. Podpowiadamy to w artykule jak czytać opinie o firmach, żeby nie dać się nabrać.
Wszystko w jednym miejscu
Na opiniefirmy.pl łączymy opinie klientów z danymi z publicznych rejestrów: KRS, CEIDG i Białej Listy VAT. Wpisz nazwę, NIP albo numer KRS w wyszukiwarce firm, a zobaczysz na jednej stronie, kto zarządza firmą, czy jest czynnym podatnikiem VAT i co piszą o niej klienci. Możesz też przeglądać firmy według miast i kategorii.
Lista kontrolna przed podpisaniem umowy
- Firma istnieje i ma status „aktywna” w CEIDG lub KRS.
- Osoba podpisująca umowę ma prawo reprezentować firmę.
- Rachunek do wpłaty jest na Białej Liście VAT (jeśli firma jest podatnikiem VAT).
- Firma nie jest w upadłości ani restrukturyzacji.
- Opinie klientów nie wskazują na powtarzające się poważne problemy.
- Umowa jest na piśmie i opisuje zakres, cenę, terminy i warunki odstąpienia.
O tym, co powinno znaleźć się w samej umowie, piszemy na przykładzie remontu: wybór ekipy remontowej — umowa, zaliczka i odbiór prac.